میزان|  ثبت اسناد یکی از مهمترین موضوعات حقوقی در میان افراد جامعه است، چراکه با ثبت اسناد دغدغه خاطر اشخاص به مراتب کمتر می‌شود. ثبت اسناد دارای دو قسم ثبت اجباری و اختیاری است.
«ثبت املاک، الزامی است» و متصرفان با مراجعه به سازمان ثبت مکلف به ثبت تمامی اموال غیرمنقول خود هستند. در مقابل ثبت اجباری اسناد، ثبت اسناد اختیاری قرار دارد.
به عبارت بهتر با استناد به ماده 46 قانون ثبت، شایسته آن است که گفته شود اصل در ثبت اسناد، اختیاری‌بودن است، مگر در موارد مذکور در ماده مورد اشاره. ماده 46 قانون ثبت مقرر کرده است: «ثبت اسناد اختیاری است مگر در مورد تمامی عقود و معاملات راجع به عین یا منافع املاکی که قبلا در دفتر املاک ثبت شده باشد و نیز تمامی معاملات راجع به حقوقی که قبلا در دفتر املاک ثبت شده است.» با توجه به این ماده، این پرسش مطرح می‌شود که آیا رعایت مواد 46، 47 و 48 از قانون ثبت اسناد و املاک لازم و ضروری است یا خیر...؟ مطابق نظریه مشورتی شماره 5844/7 اعلام شده است که به لحاظ نبود و تصویب‌نشدن قانونی که ناسخ مواد مورد اشاره باشد، مقررات مواد یادشده به قوت خود باقی است و با توجه به این‌که شورای نگهبان درخصوص غیرشرعی‌بودن آن مواد اظهارنظر نکرده، لازم‌الرعایه است.
به گزارش حمایت، ماده 47 قانون ثبت مقرر می‌دارد: «در نقاطی که اداره ثبت اسناد و املاک و دفاتر اسناد رسمی موجود بوده و وزارت عدلیه مقتضی بداند، ثبت اسناد ذیل اجباری است: تمامی عقود و معاملات راجع به عین یا منافع اموال غیرمنقوله که در دفتر املاک ثبت نشده و نیز صلح‌نامه، هبه‌نامه و شرکت‌نامه.»
با عنایت به این ماده، با دو شرط، الزام به ثبت اسناد در ماده ذکر شده است:
1- وجود دفتر اسناد رسمی و اداره ثبت اسناد در محل، فلذا چنانچه در محلی اداره ثبت یا دفتر اسناد رسمی وجود نداشته باشد، صحت صلح‌نامه، هبه‌نامه، شرکت‌نامه و همچنین ثبت معاملات راجع به عین یا منافع اموال غیرمنقول ثبت‌نشده، الزامی نخواهد بود.
2- رئیس قوه قضائیه، لزوم ثبت اسناد را در محل مقتضی دانسته و آگهی شود. در این صورت و از تاریخی که آگهی ذکر شده است، ثبت معاملات اجباری خواهد بود. ملاک شمول ماده 46 یا 47 قانون ثبت، ثبت ملک در دفتر املاک خواهد بود، بنابراین چنانچه ملکی در دفتر املاک ثبت نشده باشد، از شمول ماده 46 قانون ثبت خارج است. بند 2 ماده 47 قانون ثبت، اختصاص به اموال غیرمنقول ندارد. لذا ذکر این 3 نوع سند «صلح‌نامه، هبه‌نامه و شرکت‌نامه» برای آن است که ثبت آنها چه مربوط به اموال منقول و چه غیرمنقول باشد، در نقاط مشخص‌شده الزامی است.
اداره ثبت شرکت‌ها در تهران و دوایر ثبت شرکت‌ها در شهرستان‌ها در ثبت شرکت‌نامه، قائم‌مقام دفترخانه‌های اسناد رسمی هستند، همچنین هم‌اکنون با عنایت به حوزه فعالیت دفاتر اسناد رسمی و براساس بخشنامه و آگهی‌های موجود، ثبت اسناد نسبت به بند یک ماده 47 قانون ثبت در سراسر کشور الزامی است. ضمانت اجرای عدم ثبت اسنادی که مطابق مواد 46 و 47 قانون ثبت اجباری اعلام شده، ماده 48 قانون ثبت مقرر داشته است: «سندی که مطابق مواد فوق باید به ثبت برسد و به ثبت نرسیده است، در هیچ یک از ادارات و محاکم پذیرفته نخواهد شد.» بنابراین سندی که مطابق مقررات قانونی مورد اشاره باید به ثبت برسد و به ثبت نرسیده است وفق ماده 48 قانون ثبت، در دادگاه و ادارات قابل پذیرش نخواهد بود. البته گفتنی است رویه محاکم با ماده مورد اشاره بسیار متفاوت است.
اجاره محل‌های مسکونی، اداری و کسب و پیشه
یکی از موارد استثنا، اجاره محل‌های مسکونی یا اداری و محل‌های کسب و پیشه است که در ماده یک قانون روابط موجر و مستاجر مصوب ‌سال 1356 مقرر شده است: «هر محلی که برای سکنی یا کسب و پیشه یا تجارت یا به منظور دیگری اجاره داده شود یا بشود، در صورتی که تصرف متصرف، برحسب تراضی با موجر یا نماینده قانونی او به‌عنوان اجاره یا صلح‌نامه یا هر عنوان دیگری به منظور اجاره باشد، اعم از این‌که نسبت به مورد اجاره، سند رسمی یا عادی تنظیم شده یا نشده باشد، مشمول مقررات این قانون است.»
در قانون روابط موجر و مستاجر مصوب ‌سال 1376 مشابه همین ماده آمده و البته درخصوص اجاره‌نامه‌های عادی که در مورد املاک ثبت‌شده تنظیم شده، در اجرای مفاد اسناد رسمی نیز اعتبار داده شده است.